Ein Handelsunternehmen mit 60 Mitarbeitenden. Der Prozess: Eingangsrechnungen prüfen, in das ERP-System übertragen, freigeben lassen, ablegen. Pro Rechnung etwa 14 Minuten. Pro Woche rund 80 Rechnungen.
Die Rechnung
80 Rechnungen × 14 Minuten = 1.120 Minuten = 18,7 Stunden pro Woche. Bei einem internen Stundensatz von 42 Euro (Vollkosten, nicht Nettolohn) kostet dieser Prozess:
- Pro Woche: 785 Euro
- Pro Monat: ca. 3.400 Euro
- Pro Jahr: ca. 36.000 Euro
Das Potenzial
Automatisierung kann diesen Prozess nicht vollständig übernehmen – Sonderfälle, Rückfragen und Freigaben brauchen weiterhin Menschen. Aber 60–70 % der Schritte lassen sich automatisieren.
- Konservativ (40 % Einsparung): ca. 14.400 Euro/Jahr
- Realistisch (70 % Einsparung): ca. 25.200 Euro/Jahr
Die Investition
Für diesen konkreten Fall: Entwicklung einer Schnittstelle zwischen E-Mail-Eingang, Dokumentenerkennung und ERP. Einmalige Investition: 15.000–18.000 Euro. Amortisation: 9–15 Monate.
Was das zeigt
Nicht jede Automatisierung lohnt sich. Aber wenn sie sich lohnt, dann rechnet sie sich deutlicher als die meisten erwarten. Der erste Schritt ist die ehrliche Rechnung – nicht das Versprechen auf Digitalisierung.
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